Ús d’Attend per a Entitats Organitzadores
Versió 1.8.4 2023-07
Índex continguts
Crear Sessions (Generador de Sessions)
Accés a la Intranet
Per accedir a la Intranet cal obrir la URL proporcionada per Neartech des d’un navegador compatible:
- Google Chrome
- Mozilla Firefox
- Microsoft Edge
- Apple Safari
 |
L’accés a la Intranet pot requerir l’autenticació mitjançant proveïdors d’identitats reconeguts. |
Activitats
Crear Activitats
Menú: Activitats
Opció: Nova
Dades Generals
|
Nom |
Nom de l’Activitat. |
|
Identificador propi |
Codi assignat a l’Activitat (necessari per a realitzar càrregues massives). |
|
Identificador extern |
Codi de referència de l’Activitat per a tercers (p.e. Entitat Supervisora). |
|
Percentatge d’assistència mínima |
Valor mínim d’assistència obligatòria al total de sessions de l’activitat (expressat en %). |
|
Estat |
Estat de l’Activitat (només visible editant l’Activitat). |
Fitxatges
|
Inici sessió minuts abans |
Temps en què es permet realitzar fitxatges d’entrada abans de que s’iniciï la sessió |
|
Inici sessió minuts després |
Temps en què es permet realitzar fitxatges d’entrada un cop s’ha iniciat la sessió |
|
Fi sessió minuts després |
Temps en què es permet realitzar fitxatges de sortida un cop ha finalitzat la sessió |
Fitxatges (Direcció Sessió)
|
Inici sessió minuts abans |
Temps en què les persones amb rol de direcció de sessió poden realitzar fitxatges d’entrada abans que s’iniciï la sessió |
|
Inici sessió minuts després |
Temps en què les persones amb rol de direcció de sessió poden realitzar fitxatges d’entrada un cop s’ha iniciat la sessió |
|
Fi sessió minuts després |
Temps en què les persones amb rol de direcció de sessió poden realitzar fitxatges de sortida un cop ha finalitzat la sessió |
Opcions
|
Finalització automàtica |
Canviar automàticament l’estat de l’Activitat a “Finalitzat” un cop ha acabat la darrera Sessió. |
|
Justificants no assistència |
Es permet afegir justificants d’assistència que es tindran en compte pel càlcul d’assistència. |
|
Permet autoregistre |
Es permet que les persones participants s’autoregistrin a l’Activitat. |
|
Signatura digital |
Cal que els informes d’assistència estiguin signats digitalment. |
|
Segellat temps |
Cal que els informes d’assistència tinguin segellat de temps. |
|
Fitxar sortida |
Cal fitxar la sortida de les Sessions de l’Activitat. |
Cercar Activitats
Menú: Activitats
Opció: Cerca
Permet cercar Activitats d’acord amb els criteris de cerca especificats.
En el cas de filtrar per les mateixes adreces habitualment, es pot desar la llista d’adreces prement el botó “Desar selecció”.
Aquesta llista serà recuperada automàticament cada vegada que visitem la pàgina.
|
A la llista es mostren els noms assignats a les Adreces. Per canviar-los s’ha d’anar a Adreces/Noms |
Clicant la el botó de cerca apareix una taula amb els resultats d’acord amb els criteris especificats.
Modificar Activitats
Permet modificar les dades d’una Activitat.
Cal triar l’activitat que es desitja des de la taula resultant de cerca d’activitats i clicar l’opció d’edició
|
Un cop realitzades les modificacions desitjades cal desar-les clicant el botó |  |
Esborrar Activitats
Esborrat individual
Cal triar l’activitat que es desitja des de la taula resultant de cerca d’activitats i clicar l’opció d’esborrar
Esborrat seleccionades
Cal triar les Activitats que es vulgui eliminar i clicar al botó d’eliminar selecció
|
Només es permet eliminar les activitats que no tinguin fixatges vinculats, en aquest cas, pot ser d’utilitat canviar l’estat de l’Activitat |
Canviar Estat Activitats
Des de l’edició d’activitats es permet canviar l’estat de l’Activitat seleccionada i assignar un dels següents estats:
|
ESTAT |
INICIADA |
FINALITZADA |
PERMET FITXAR |
|
Prevista |
NO |
NO |
NO |
|
En execució |
SÍ |
NO |
SÍ |
|
Finalitzada |
SÍ |
SÍ |
NO |
|
Suspesa temporalment |
SÍ |
NO |
NO |
|
Suspesa |
SÍ |
SÍ |
NO |
|
Anulada |
NO |
SÍ |
NO |
Sessions
Des de la taula resultant de cerca d’activitats, un cop seleccionada l’Activitat desitjada, es pot gestionar el calendari de sessions clicant el botó “Calendari de l’Activitat”.
Apareix una taula que conté les sessions que composen l’Activitat seleccionada prèviament.
Crear Sessions (Generador de Sessions)
Per generar noves sessions cal utilitzar el Generador de Sessions que és una eina que permet crear fàcil i ràpidament les sessions de l’Activitat.
Permet crear sessions de forma recurrent o de forma individual.
Les dades necessàries per a generar sessions recurrents són:
- Ubicació (lloc on es durà a terme la sessió)
- Data d’inici de l’Activitat
- Data de finalització de l’Activitat
- Hora d’inici de les sessions
- Durada de les sessions
- Dies de la setmana en què es durà a terme l’activitat.
|
Fins que no es prem el botó no es guardaran les sessions. No es poden generar sessions en dates passades. |
Esborrar sessions
Esborrat individual
Cal triar la Sessió que es desitja des de la taula de Sessions d’una Activitat i clicar l’opció d’esborrar
Esborrat seleccionades
Cal triar les Sessions que es vulgui eliminar i clicar al botó d’eliminar selecció
| |
No es permet eliminar sessions que tinguin fitxatges associats |
Participants
Des de la taula resultant de cerca d’activitats, un cop seleccionada l’Activitat desitjada, es pot gestionar les persones participants clicant el botó “Participants de l’Activitat”.
Crear Participants
Per afegir persones participants a una Activitat cal omplir les següents dades bàsiques
- Tipus Document (NIF/NIE/Passaport)
- Document
- Nom
- Primer Cognom
- Segon Cognom (opcional)
- Telèfon mòbil
- Adreça de correu electrònic
- Rol
Modificar Participants
Un cop seleccionada la fila del participant que es vol modificar cal prémer el botó “Editar Participant”
Esborrar Participants
Esborrat individual
Cal triar el participant que es desitja des de la taula de Participants d’una Activitat i clicar l’opció d’esborrar
Esborrat seleccionats
Cal triar els Participants que es vulgui eliminar i clicar al botó d’eliminar selecció
Cercar Participants
Menú: Participants
Opció: Cerca
Es necesari introduir el document identificatiu de la persona a cercar
Com a resultat es mostren les activitats de l’entitat en què aparegui el document cercat
Rols de Participants
Menú: Participants
Opció: Rols
Els rols de participants determinen la funció a realitzar dins l’activitat.
Afegir rol
Crear un nou rol
Modificar un rol existent
Eliminar un rol existent
|
|
Adreces
Ubicacions
Menú: Adreces
Opció: Ubicacions
Les Ubicacions representen el lloc físic on es desenvolupen les sessions de l’Activitat.
En primer lloc, cal seleccionar l’adreça de la ubicació que es vol consultar, afegir, modificar o donar de baixa
Les dades que composen una Ubicació són les següents:
- Nom de la Ubicació (obligatori)
- Codi propi assignat a la Ubicació
- Codi o referència externa assignada a la Ubicació (per exemple, un codi d’homologació)
- Planta
- Porta
- Nom de la Sala
Afegir ubicació
Crear una ubicació
Modificar una ubicació existent
Esborrar una ubicació existent
| |
No es permet esborrar ubicacions amb sessions associades |
Noms
Menú: Adreces
Opció: Noms
Permet assignar un nom a cadascuna de les adreces de l’Entitat per a facilitar-ne la cerca.
A la taula es mostren les dades de les adreces de l’Entitat
Per canviar el nom de una adreça cal clicar el botó amb la icona 
Un cop escrit el nou nom, cal prémer la tecla “Enter” o clicar el botó “Actualitzar”. Per cancel·lar, prémer la tecla “ESC” o clicar el botó “Cancel·lar”
| |
Només es permet modificar el Nom de l’Adreça Si hi ha més d’una adreça, la taula es reordena automàticament amb els noms actualitzats |
Justificants
Crear justificants
Menú: Participants
Opció: Nou Justificant
Per afegir un nou justificant, primer cal triar la persona participant a la què vincular el justificant
A la pantalla de creació de justificants cal omplir com a mínim les dades obligatòries marcades amb un asterisc (*)
Dades del Justificant:
|
Sessió |
Sessió a la què es vol assignar el justificant. Cal seleccionar una sessió de la llista. |
|
Hora inici justificant |
Data i hora en la que s’inicia l’interval de temps justificat. |
|
Hora fi justificant |
Data i hora en la que finalitza l’interval de temps justificat. |
|
Motiu |
Motiu del justificant. Cal triar un valor de la llista. |
|
Altres motius |
Altres motius que no figuren a la llista. Per poder escriure-hi cal haver seleccionat el valor “Altres causes” com a motiu. |
|
Estat |
Estat del justificant – Acceptat / Rebutjat. Cal prémer el botó “Acceptar” o “Rebutjar” per canviar l’estat. |
|
Observacions Internes |
Comentaris respecte el justificant no visibles per les persones participants. |
|
Observacions Externes |
Comentaris respecte el justificant visibles per les persones participants des del portal de participants. |
|
Fitxer adjunt |
Fitxer que s’adjunta com a comprovant del justificant. |
|
Aportat original |
Permet establir si el justificant original ha estat aportat per la persona participant i portar-ne el control |
|
Desar |
Desar el contingut del justificant i tancar la finestra. No activat fins que les dades obligatòries estan informades. |
|
Desar i Nou |
Desar el contingut del justificant i afegir un nou justificant. No activat fins que les dades obligatòries estan informades. |
|
La creació d’un justificant de tipus “oblit de fitxatge” implica la generació automàtica d’un fitxatge de tipus “justificant” que serà tingut en compte al càlcul d’assistència |
Cercar justificants
Menú: Participants
Opció: Justificants
Cercar justificants a partir dels criteris de cerca especificats
Els resultats es mostren a la taula
Els resutats poden ser exportats a Excel
Visualitzar justificants
Per visualitzar els detalls del justificant cal seleccionar-lo i prémer el botó “Visualitzar”
Permet veure les dades del justificant sense modificar-les
Modificar justificants
Per modificar els detalls del justificant cal seleccionar-lo i prémer el botó “Modificar”
Permet modificar les dades del justificant
Eines
Càrregues Massives
Menú: Eines
Opció: Càrregues
Permet fer càrregues de dades a Attend de forma ràpida a partir de fitxers en format xlsx (Microsoft Excel).
Les operacions que es poden fer, si procedeix, són:
- Crear
- Modificar
- Esborrar
Els tipus de càrrega massiva que es poden realitzar són:
- Activitats
- Participants
- Sessions
- Ubicacions
|
S’apliquen les mateixes condicions i regles que si el procés es fes manualment des de les pantalles corresponents. |
Plantilles
Les plantilles són fitxers d’excel que ja estan preparats per a cada tipus de càrrega.
Es poden baixar des de la pròpia pantalla de Càrregues.
Consten de dos fulls:
- Full de dades
- Descripció de les dades, valors possibles, valors per defecte i si és obligatori informar la dada.
Procés de càrrega
Pujar fitxers
Els fitxers xlsx amb les càrregues cal pujar-los a Attend tot indicant quina mena de contingut tenen.
Enviar lot
Un cop el lot de fitxers està preparat cal enviar-lo a processar
Després de l’enviament el lot queda com a “Pendent” de processar
Resultat càrrega
Un cop processades les càrregues poden tenir dos estats depenent si hi ha alguna errada a la càrrega:
- PROCESSAT – CORRECTE: Totes les dades s’han processat correctament.
- PROCESSAT – ERROR: S’han trobat incidències o errades a les dades.
Quan es selecciona una càrrega amb errades, es pot baixar un fitxer amb els resultats clicant el botó de descàrrega.
|
Malgrat que una càrrega tingui errors, les files amb dades correctes seran carregades. |
Acceptar/rebutjar fitxatges
Menú: Eines
Opció: Rebutjar fitxatges
Aquesta opció permet rebutjar/tornar a acceptar fitxatges realitzats a Attend
Cal realitzar una cerca dels fitxatges dels què volem canviar l’estat
Un cop seleccionats cal prémer el botó Rebutjar/Acceptar i, a continuació, informar del motiu del canvi d’estat dels fitxatges seleccionats
|
Només es permet canviar en bloc fitxatges amb el mateix estat. Si les dades d’assistència ja s’ha exportat a altres sistemes, pot generar discrepàncies amb les dades prèvies d’assistència. |
Sincronitzar participants
(Només Entitats Organitzadores amb connectors de sincronització contractats)
Menú: Eines
Opció: Sincronitzar participants
Aquesta opció permet l’execució manual de la sincronització de participants entre sistemes externs i Attend.
En el cas en què s’hagin trobat errades a la sincronització es permet baixar un fitxer amb les errades trobades.
Sincronitzar Dades
(Només Entitats Organitzadores amb connectors de sincronització contractats)
Menú: Eines
Opció: Sincronitzar Dades
Aquesta opció permet l’execució manual de la sincronització de dades entre sistemes externs i Attend.
En el cas en què s’hagin trobat errades a la sincronització es permet baixar un fitxer amb les errades trobades.
Informes
Consulta Fitxatges
Menú: Informes
Opció: Fitxatges
Aquesta opció permet accedir a la cerca de fitxatges realitzats a Attend
Cal triar alguna de les opcions de cerca dels fitxatges desitjats
Cerca ràpida
Cerca avançada
Un cop executada la consulta es mostra la taula amb els resultats
El resultat pot ser exportat a excel prement el botó “Exportar”
Resum Fitxatges
Menú: Informes
Opció: Resum Fitxatges
Aquesta opció permet cercar si una persona participant ha realitzat com a mínim un fitxatge en una sessió.
Cal triar les opcions de cerca dels fitxatges desitjats
El resultat de la cerca es pot refinar amb els filtres de les columnes.
|
Els fitxatges no realitzats tenen un * davant del document de la persona participant, indicant la manca d’assistència. |
Consulta Assistències
Menú: Informes
Opció: Assistències
Aquesta opció permet accedir a la cerca d’Assistències
Cal triar alguna de les opcions de cerca de les assistències desitjades
En el cas de filtrar per les mateixes adreces habitualment, es pot desar la llista d’adreces prement el botó “Desar selecció”.
Aquesta llista serà recuperada automàticament cada vegada que visitem la pàgina.
|
A la llista es mostren els noms assignats a les Adreces. Per canviar-los s’ha d’anar a Adreces/Noms |
Un cop executada la consulta, es mostra la taula amb els resultats que poden ser ordenats clicant a la capçalera de la columna per la què es vol ordenar
Es pot ajustar la cerca amb les opcions de filtre prement la icona situada a la dreta del nom de la columna
El resultat pot ser exportat a Excel prement el botó “Exportar”
Resum d’Assistències
Menú: Informes
Opció: Resum Assistències
Aquesta opció permet accedir al resum d’Assistències per Activitat i Participant
Cal triar alguna de les opcions de cerca de les assistències desitjades
Un cop executada la consulta, es mostra la taula amb els resultats
Columnes de la consulta
|
Codi intern |
Codi Intern assignat a l’activitat |
|
Activitat |
Nom de l’activitat |
|
Primera sessió |
Data de la primera sessió de l’activitat |
|
Darrera sessió |
Data de la darrera sessió de l’activitat |
|
Nombre de sessions |
Nombre total de sessions de l’activitat |
|
Hores totals |
Hores totals de l’activitat |
|
Hores sessió |
Mitjana d’hores per sessió de l’activitat |
|
Nombre de sessions executades |
Sessions ja executades de l’activitat |
|
Nombre d’hores executades |
Nombre d’hores executades de l’activitat |
|
Darrera sessió executada |
Data de la darrera sessió executada de l’activitat |
|
% Executat |
Percentatge executat actualment de l’activitat |
|
Document |
Document identificatiu de la persona participant |
|
Nom |
Nom de la persona participant |
|
Primer cognom |
Primer cognom de la persona participant |
|
Segon cognom |
Segon cognom de la persona participant |
|
Rol |
Rol de la persona participant a l’activitat |
|
Sessions assistides |
Nombre de sessions a les que ha assistit la persona participant |
|
Faltes assistència |
Nombre de faltes d’assistència de la persona participant |
|
Absències possibles |
Nombre estimat d’absències possibles a l’activitat d’acord amb el % mínim d’assistència |
|
% Assistència actual |
Percentatge d’assistència actual de la persona participant respecte les sessions executades |
|
% Assistència total |
Percentatge d’assistència actual respecte al total de sessions |
|
Hores assistides |
Nombre d’hores assistides a l’activitat |
|
Hores no assistides |
Nombre d’hores no assistides a l’activitat |
|
% Sessions no assistides |
Percentatge de sessions no assistides |
|
% Hores no assistides |
Percentatge d’hores no assistides |
|
Hores justificades |
Nombre d’hores no assistides justificades |
|
Hores assistides + justificants |
Sumatori d’hores assistides i justificaedes |
|
% Assistència total + justificants |
Percentatge d’assistència incloent justificants |
|
Data baixa |
Data de baixa de la persona participant |