Uso de Attend para Entidades Organizadoras
Versión 1.8.4 2023-07
Índice de contenidos
Crear Sesiones (Generador de Sesiones)
Acceso a la Intranet
Para acceder a la Intranet se debe abrir la URL proporcionada por Neartech desde un navegador compatible:
- Google Chrome
- Mozilla Firefox
- Microsoft Edge
- Apple Safari
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El acceso a la Intranet puede requerir la autenticación mediante proveedores de identidades reconocidas. |
Actividades
Crear Actividades
Menú: Actividades
Opción: Nueva
Datos Generales
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Nombre |
Nombre de la Actividad |
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Identificador propio |
Código asignado a la Actividad (necesario para cargas masivas) |
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Identificador externo |
Código de referencia de la Actividad proviniente de terceros |
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Porcentaje de asistencia mínima |
Valor mínimo de asistencia obligatoria al total de sesiones de la actividad (expresado en %). |
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Estado |
Estado de la Actividad (solamente es visible editando la Actividad) |
Fichajes
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Inicio sesión minutos antes |
Tiempo en el cual ser permite realizar fichajes de entrada antes de que se inicie la sesión |
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Inicio sesión minutos después |
Tiempo en el cual ser permite realizar fichajes de entrada una vez se ha iniciado la sesión |
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Fin sesión minutos después |
Tiempo en el cual se permite realizar fichajes de salida una vez ha finalizado la sesión |
Fichajes (Dirección Sesión)
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Inicio sesión minutos antes |
Tiempo en el cual personas con rol de dirección de sesión pueden realizar fichajes de entrada antes de que se inicie la sesión |
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Inicio sesión minutos después |
Tiempo en el cual personas con rol de dirección de sesión pueden realizar fichajes de entrada una vez se ha iniciado la sesión |
|
Fin sesión minutos después |
Tiempo en el cual personas con rol de dirección de sesión pueden realizar fichajes de salida una vez ha finalizado la sesión |
Opciones
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Finalización automática |
Cambiar automáticamente el estado de la Actividad a “Finalizada” una vez ha acabado la última Sesión |
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Justificantes no asistencia |
Se permite añadir justificantes de asistencia que se tendrán en cuenta para el cálculo de asistencia |
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Permite autorregistro |
La Actividad permite a las personas participantes autoregistrarse en la Actividad |
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Firma digital |
Es necesario que los informes de asistencia estén firmados digitalmente |
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Sellado de tiempo |
Es necesario que los informes de asistencia tengan sellado de tiempo |
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Fichar salida |
Es preciso fichar la salida de la Actividad |
Buscar Actividades
Menú: Actividades
Opción: Buscar
Permite buscar Actividades de acuerdo a los criterios de búsqueda especificados.
En el caso de filtrar por las mismas direcciones habitualmente, se puede guardar la lista de direcciones pulsando el botón “Guardar selección”.
Esta lista será recuperada automáticamente cada vez que visitemos la página.
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En la lista se muestran los nombres asignados a las direcciones. Para cambiarlos se debe ir a Direcciones/Nombres |
Pulsando en el botón de búsqueda aparece una tabla con los resultados de acuerdo con los criterios especificados.
Modificar Actividades
Permite modificar los datos de una Actividad.
Es necesario elegir la actividad que se desea desde la tabla resultante de búsqueda de actividades y pulsar la opción de edición.
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Una vez realizadas las modificaciones deseadas es necesario guardarlas pulsando el botón |  |
Borrar Actividades
Borrado individual
Se debe elegir la Actividad que se desea eliminar desde la tabla resultante de búsqueda de Actividades y pulsar la opción de borrar.
Borrado selección
Es preciso elegir las Actividades que se quiera eliminar y hacer clic en el botón de eliminar selección
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Sólo se permite eliminar aquellas actividades que no tengan fichajes, en ese caso, puede ser de utilidad cambiar el estado de la Actividad |
Cambiar Estado Actividades
Desde la Edición de Actividades se permite cambiar el estado de la Actividad seleccionada y asignar uno de los siguientes estados:
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ESTADO |
INICIADA |
FINALIZADA |
PERMITE FICHAR |
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Prevista |
NO |
NO |
NO |
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En ejecución |
SÍ |
NO |
SÍ |
|
Finalizada |
SÍ |
SÍ |
NO |
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Suspendida temporalmente |
SÍ |
NO |
NO |
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Suspendida |
SÍ |
SÍ |
NO |
|
Anulada |
NO |
SÍ |
NO |
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Cuando se crea un nueva Actividad, por defecto, tiene el estado “Prevista”. |
Sesiones
Desde la tabla resultante de búsqueda de actividades, una vez seleccionada la Actividad deseada, se puede gestionar el calendario de sesiones pulsando el botón “Calendario de la Actividad”.
Aparece una tabla que contiene las sesiones que componen la Actividad seleccionada previamente.
Crear Sesiones (Generador de Sesiones)
Para generar nuevas sesiones hay que utilizar el Generador de Sesiones que es una herramienta que permite crear fácil y rápidamente las sesiones de la Actividad.
Permite crear sesiones de forma recurrente o de forma individual.
Los datos necesarios para generar sesiones recurrentes son:
- Ubicación (lugar donde se llevará a cabo la sesión)
- Fecha de inicio de la Actividad
- Fecha de finalización de la Actividad
- Hora de inicio de las sesiones
- Duración de las sesiones
- Días de la semana en los que se llevará a cabo la actividad
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Hasta que no se pulse el botón no se guardarán las sesiones No se pueden generar sesiones en fechas pasadas |
Borrar sesiones
Borrado individual
Hay que elegir la Sesión que se desea desde la tabla de Sesiones de una Actividad y pulsar la opción de borrar
Borrado selección
Hay que elegir las Sesiones que se quiera eliminar y hacer clic en el botón de eliminar selección
| |
No se permite eliminar sesiones que tengan fichajes asociados |
Participantes
Desde la tabla resultante de búsqueda de actividades, una vez seleccionada la Actividad deseada, se puede gestionar las personas participantes pulsando el botón “Participantes de la Actividad”.
Crear Participantes
Para añadir participantes a una Actividad hay que rellenar los siguientes datos básicos:
- Tipo Documento (NIF / NIE / Pasaporte)
- Documento
- Nombre
- Primer Apellido
- Segundo Apellido (opcional)
- Teléfono móvil
- Dirección de correo electrónico
- Rol
Modificar Participantes
Una vez seleccionada la fila del participante que se quiere modificar hay que pulsar el botón “Editar Participante”
Borrar Participantes
Borrado individual
Hay que elegir el participante que desea desde la tabla de Participantes de una Actividad y pulsar la opción de borrar
Borrado selección
Es necesario escoger los Participantes que se quiera eliminar y hacer clic en el botón de eliminar selección
Buscar Participantes
Menú: Participantes
Opció: Búsqueda
Es necesario introducir el documento identificativo de la persona a buscar
Como resultado se muestran las actividades de la entidad en las que aparezca el documento buscado
Roles de Participantes
Menú: Participantes
Opción: Roles
Los roles de participantes determinan la función a realizar en la actividad.
Añadir rol
Crear un rol
Modificar un rol existent
Eliminar un rol existent
|
|
Direcciones
Ubicaciones
Menú: Adreces
Opció: Noms
Menú: Direcciones
Opción: Ubicaciones
Las Ubicaciones representan el lugar físico en el que se desarrollan las sesiones de la actividad.
En primer lugar, es necesario seleccionar la dirección de la ubicación que se desea consultar, añadir, modificar o dar de baja
Los datos que componen una Ubicación son los siguientes:
- Nombre de la Ubicación (obligatorio)
- Código propio asignador a la Ubicación
- Código o referencia externa asignada a la Ubicación (por ejemplo, un código de homologación)
- Planta
- Puerta
- Nombre de la Sala
Añadir ubicación
Crear una ubicación
Modificar una ubicación existente
Borrar una ubicación existente
| |
No se permite eliminar ubicaciones con sesiones asociadas |
Nombres
Menú: Direcciones
Opción: Nombres
Permite asignar un nombre a cada una de las direcciones de la Entidad para facilitar su búsqueda.
En la tabla se muestran los datos de las direcciones de la Entidad
Para cambiar el nombre de una dirección es necesario clicar el botón con el icono 
Una vez escrito el nuevo nombre, pulsar la tecla “Enter” o clicar el botón “Actualizar”. Para cancelar, pulsar la tecla “ESC” o pulsar el botón “Cancelar”
| |
Sólo se permite modificar el Nombre de la Dirección Si hay más de una dirección, la tabla se reordena automáticamente con los nombres actualizados |
Justificantes
Crear Justificantes
Menú: Participantes
Opción: Nuevo Justificante
Para añadir un nuevo justificante, en primer lugar es necesario seleccionar la persona participante a quien vincular el justificante
En la pantalla de creación de justificantes es necesario rellenar como mínimo los datos obligatorios marcados con un asterisco (*)
Datos del Justificante:
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Sesión |
Sesión a la que se desea asignar el justificante. Es necesario seleccionar una sesión de la lista. |
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Hora inicio justificante |
Fecha y hora en la que se inicia el intervalo de tiempo justificado. |
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Hora fin justificante |
Fecha y hora en la que finaliza el intervalo de tiempo justificado. |
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Motivo |
Motivo del justificante. Es necesario elegir un valor de la lista. |
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Otros motivos |
Otros motivos que no figuran en la lista. Para poder escribir es necesario seleccionar el valor “Otras causas” como motivo. |
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Estado |
Estado del justificante – Aceptado / Rechazado. Pulsar el botón “Aceptar” o “Rechazar” para cambiar el estado. |
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Observaciones Internas |
Comentarios respecto al justificante no visibles por las personas participantes. |
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Observaciones Externas |
Comentarios respecto al justificante visibles por las personas participantes desde el portal de participantes. |
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Fichero adjunto |
Fichero que se adjunta como comprobante del justificante. |
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Original aportado |
Permite establecer y controlar si el justificante original ha sido aportado por la persona participante |
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Guardar |
Guardar el contenido del justificante y cerrar la ventana. No activado hasta que los datos obligatorios están informados. |
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Guardar y Nuevo |
Guardar el contenido del justificante y añadir un nuevo justificante. No activado hasta que los datos obligatorios están informados. |
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La creación de un justificante de tipo “olvido de fichaje” implica la generación automática de un fichaje de tipo “justificante” que será tenido en cuenta en el cálculo de asistencia |
Buscar justificantes
Menú: Participantes
Opció: Justificantes
Buscar justificantes a partir de los criterios de búsqueda especificados
Los resultados se muestran en la tabla
Los resultados pueden ser exportados a Excel
Visualizar justificantes
Para visualizar los detalles del justificante es necesario seleccionarlo y pulsar el botón “Visualizar”
Permite ver los datos del justificante sin modificarlos
Modificar justificantes
Para modificar los detalles del justificante es necesario seleccionarlo y pulsar el botón “Modificar”
Permite modificar los datos del justificante
Herramientas
Cargas Masivas
Menú: Herramientas
Opción: Cargas
Esta opción permite hacer cargas de datos a Attend de forma rápida a partir de ficheros en formato xlsx (Microsoft Excel).
Las operaciones que se pueden hacer, si procede, son:
- Crear
- Modificar
- Borrar
Los tipos de carga masiva que se pueden realizar son:
- Actividades
- Participantes
- Sesiones
- Ubicaciones
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Se aplican las mismas condiciones y reglas que si el proceso se hiciera manualmente desde las pantallas correspondientes |
Plantillas
Las plantillas son archivos de Excel que ya están preparados para cada tipo de carga.
Se pueden bajar desde la propia pantalla de Cargas Masivas
.
Constan de dos hojas:
- Hoja de datos
- Descripción de los datos, valores posibles, valores por defecto y si es obligatorio informar el dato.
Proceso de carga
Subir ficheros
Los ficheros xlsx con las cargas hay que subirlos a Attend indicando qué tipo de contenido tienen.
Enviar lote
Una vez el lote de archivos está preparado hay que enviarlo a procesar
Después del envío, el lote queda como “Pendiente” de procesar
Resultado carga
Una vez procesadas las cargas pueden tener dos estados dependiendo si hay algún error en la carga:
- PROCESADO – CORRECTO: Todos los datos se han procesado correctamente.
- PROCESADO – ERROR: Se ha encontrado alguna incidencia o error en los datos.
Cuando se selecciona una carga con errores, se puede descargar un archivo con los resultados haciendo clic en el botón de descarga.
| |
A pesar de que una carga tenga errores, las filas con datos correctos serán cargadas |
Rechazar/aceptar fichajes
Menú: Herramientas
Opción: Rechazar fichajes
Esta opción permite rechazar/volver a aceptar fichajes realizados en Attend
Es necesario realizar una búsqueda de los fichajes a los que queremos cambiar el estado
Una vez seleccionados se debe pulsar el botón Rechazar/Aceptar y, a continuación, informar del motivo del cambio de estado de los fichajes seleccionados
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Solo se permite cambiar en bloque fichajes con el mismo estado. Si los datos de asistencia ya han sido exportados a otros sistemas, puede generar discrepancias con los datos previos de asistencia. |
Sincronizar Participantes
(Sólo Entidades Organizadoras con conectores de sincronización contratados)
Menú: Herramientas
Opció: Sincronizar participantes
Esta opción permite la ejecución manual de la sincronización únicamente de participantes entre sistemas externos y Attend.
En el caso en que se hayan encontrado errores en la sincronización se permite descargar un archivo con los errores encontrados.
Sincronizar Datos
(Sólo Entidades Organizadoras con conectores de sincronización contratados)
Menú: Herramientas
Opció: Sincronizar datos
Esta opción permite la ejecución manual de la sincronización de datos entre sistemas externos y Attend.
En el caso en que se hayan encontrado errores en la sincronización se permite descargar un archivo con los errores encontrados.
Informes
Consulta Fichajes
Menú: Informes
Opción: Fichajes
Esta opción permite acceder a la búsqueda de fichajes realizados en Attend
Hay que elegir alguna de las opciones de búsqueda de los fichajes deseados
Búsqueda Rápida
Búsqueda Avanzada
Una vez ejecutada la consulta se muestra la tabla con los resultados
El resultado puede ser exportado a excel pulsando el botón “Exportar”
Resumen de Fichajes
Menú: Informes
Opción: Resumen Fichajes
Esta opción permite buscar si una persona participante ha realizado al menos un fichaje en una sesión
Se debe elegir alguna de las opciones de búsqueda de los fichajes deseados
El resultado de la búsqueda se puede refinar con los filtros de las columnas.
|
Los fichajes no realizados tienen un * delante del documento de la persona participante, indicando la falta de asistencia. |
Consulta Asistencias
Menú: Informes
Opción: Asistencias
Esta opción permite acceder a la búsqueda de Asistencias
Es necesario elegir alguna de las opciones de búsqueda de las asistencias deseadas
En el caso de filtrar por las mismas direcciones habitualmente, se puede guardar la lista de direcciones pulsando el botón “Guardar selección”.
Esta lista será recuperada automáticamente cada vez que visitemos la página.
|
En la lista se muestran los nombres asignados a las direcciones. Para cambiarlos se debe ir a Direcciones/Nombres |
Una vez ejecutada la consulta, se muestra la tabla con los resultados que pueden ser ordenados clicando en la cabecera de la columna por la que se desea ordenar
Se puede ajustar la búsqueda con las opciones de filtro pulsando el icono situado a la derecha del nombre de la columna
El resultado puede ser exportado a Excel pulsando el botón “Exportar”
Resumen de Asistencias
Menú: Informes
Opción: Resumen Asistencias
Esta opción permite acceder al resumen de Asistencias por Actividad y Participante
Es necesario elegir alguna de las opciones de búsqueda de las asistencias deseadas
Una vez ejecutada la consulta, se muestra la tabla con los resultados
Columnas de la consulta
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Código interno |
Código Interno asignado a la actividad |
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Actividad |
Nombre de la actividad |
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Primera sesión |
Fecha de la primera sesión de la actividad |
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Última sesión |
Fecha de la última sesión de la actividad |
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Número de sesiones |
Número total de sesiones de la actividad |
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Horas totales |
Horas totales de la actividad |
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Horas sesión |
Media de horas por sesión de la actividad |
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Número de sesiones ejecutadas |
Sesiones ya ejecutadas de la actividad |
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Número de horas ejecutadas |
Número de horas ejecutadas de la actividad |
|
Última sesión ejecutada |
Fecha de la última sesión ejecutada de la actividad |
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% Ejecutado |
Porcentaje ejecutado actualmente de la actividad |
|
Documento |
Documento identificativo de la persona participante |
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Nombre |
Nombre de la persona participante |
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Primer apellido |
Primer apellido de la persona participante |
|
Segundo apellido |
Segundo apellido de la persona participante |
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Rol |
Rol de la persona participante en la actividad |
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Sesiones asistidas |
Número de sesiones a las que ha asistido la persona participante |
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Faltas asistencia |
Número de faltas de asistencia de la persona participante |
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Ausencias posibles |
Número estimado de ausencias posibles en la actividad de acuerdo con el % mínimo de asistencia |
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% Asistencia actual |
Porcentaje de asistencia actual de la persona participante respecto a las sesiones ejecutadas |
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% Asistencia total |
Porcentaje de asistencia actual respecto al total de sesiones |
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Horas asistidas |
Número de horas asistidas en la actividad |
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Horas no asistidas |
Número de horas no asistidas en la actividad |
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% Sesiones no asistidas |
Porcentaje de sesiones no asistidas |
|
% Horas no asistidas |
Porcentaje de horas no asistidas |
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Horas justificadas |
Número de horas no asistidas justificadas |
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Horas asistidas + justificantes |
Sumatorio de horas asistidas y justificadas |
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% Asistencia total + justificantes |
Porcentaje de asistencia incluyendo justificantes |
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Fecha baja |
Fecha de baja de la persona participante |