Attend – Manual de uso

Versión 2.0.3 2026-07

 

Índice de contenidos

Novedades

Aparte de algunas correcciones de problemas detectados y pequeñas mejoras de usabilidad, estas son las principales novedades la versión:

Envío de correos electrónicos con faltas de asistencia

Nuevas propiedades en «Actividades» para enviar automáticamente correos electrónicos a las personas participantes informando del detalle de faltas de asistencia.

Modificar fichajes

La herramienta «Rechazar/aceptar fichajes» ha pasado a llamarse «Modificar fichajes», ya que ahora permite, además de cambiar el estado de un fichaje, cambiar también su sentido (entrada/salida).

Nuevo informe «Tiempo de asistencia»

Nuevo informe que muestra, por actividad y participante, el tiempo de asistencia del intervalo de fechas buscado y el número de sesiones de cada tipo de cálculo (Completo, Incompleto, Parcial, Completo con descartes). Desde este informe se puede navegar directamente al detalle de los fichajes. Ver Tiempo de asistencia.

Navegación rápida entre informes

Se ha añadido un botón de navegación rápida en el informe «Tiempo de asistencia» para ir directamente al «Informe de Fichajes» filtrado por la actividad, participante y fechas de la fila seleccionada; y otro en el «Informe de Fichajes» para ir directamente a la herramienta «Modificar fichajes» con los mismos criterios.

Registro de modificaciones de fichajes

Nueva opción en el menú «Herramientas» que permite consultar el historial de cambios de estado y de sentido realizados sobre los fichajes. Ver Registro de modificaciones de fichajes.

Menú principal

Para acceder al menú principal hace falta clicar sobre el botón de menú de hamburguesa situado en la parte superior izquierda del portal de gestión

Se despliega el menú siguiente:

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Actividades

Una Actividad es un evento o actuación programada que requiere la intervención de personas (participantes) y que se desarrolla dentro de un marco temporal (sesiones) y sitio concretos (ubicaciones)

Clicando esta opción se muestra la pantalla de búsqueda de actividades

Buscar actividades

Datos Actividad

Nombre actividad	Nombre de la actividad buscada
Código	Código de la actividad buscada
Estado	Estado actual de la actividad buscada

Lista Direcciones

Direcciones

Lista de direcciones de las actividades buscadas

Acciones

Añadir	Crear una nueva actividad
Guardar direcciones	Guardar las direcciones seleccionados como predeterminadas para futuras búsquedas
Buscar	Buscar actividades con los datos informados o seleccionados

Rellenando los criterios de búsqueda y pulsando el botón «Buscar» se muestra la tabla de resultados

Columnas

Nombre actividad	Nombre asignado en la actividad, visible en el momento de realizar fichajes
Código	Código asignado en la actividad. Utilizado par a realizar cargas masivas o identificar las actividades con otras aplicaciones
Estado	Estado de la Actividad (sólo se muestra en la edición de la actividad)
Primera sesión	Fecha y hora de inicio de la primera sesión de la actividad
Última sesión	Fecha y hora de inicio de la última sesión de la actividad
Nombre dirección	Nombre de la dirección principal donde se realizará la actividad
Código externo	Código asignado a la actividad por terceros
% asistencia mínima	Valor mínimo de asistencia obligatoria al total de sesiones de la actividad
Minutos antes inicio	Tiempo, en minutos, en el que se permite realizar fichajes de entrada antes de que se inicie la sesión
Minutos después inicio	Tiempo, en minutos, en el que se permite realizar fichajes de entrada una vez se ha iniciado la sesión
Minutos después fin	Tiempo, en minutos, en el que se permite realizar fichajes de salida una vez ha finalizado la sesión
Minutos antes inicio (gestión)	Tiempo, en minutos, en el que se permite realizar fichajes de entrada antes de que se inicie la sesión (participantes con rol de gestión de sesión)
Minutos después inicio (gestión)	Tiempo, en minutos, en el que se permite realizar fichajes de entrada una vez se ha iniciado la sesión (participantes con rol de gestión de sesión)
Minutos después fin (gestión)	Tiempo, en minutos, en el que se permite realizar fichajes de salida una vez ha finalizado la sesión (participantes con rol de gestión de sesión)
Finalización automática	Si está seleccionado, el estado de la actividad cambiará automáticamente a «Finalizado» una vez haya acabado la última sesión
Justificantes no asistencia	Si está activado, se permite añadir justificantes que se tendrán en cuenta al realizar los cálculos de asistencias
Autoregistro	Si está activado, se permite que las personas participantes se autoregistren en la actividad
Firma digital	Si está activado, las personas participantes podrán realizar fichajes en el quiosco mediante firma en una tableta digital
Sellado tiempo	Si está activado, se necesario que los informes de asistencia generados tengan sellado de tiempo
Fichar salida	Si está activado, se necesario fichar la salida de las sesiones
Fichar web	Si está activado, las personas participantes podrán realizar fichajes en el portal de fichajes
Biométrico	Si está activado, las personas participantes podrán realizar fichajes en el quiosco mediante datos biométricos
Mostrar error fichaje fuera intervalo	Si está seleccionado, se mostrará un error cuando se haga un fichaje fuera de los intervalos establecidos anteriormente
Mostrar error fichaje fuera intervalo (gestión)	Si está seleccionado, se mostrará un error cuando se haga un fichaje fuera de los intervalos establecidos anteriormente (participantes con rol de gestión de sesión)
Descartar fichajes fuera intervalo horario	Si está seleccionado, se descartarán los fichajes realizados fuera de los intervalos establecidos anteriormente
Descartar fichajes fuera intervalo horario (gestión)	Si está seleccionado, se descartarán los fichajes realizados fuera de los intervalos establecidos anteriormente (participantes con rol de gestión de sesión)
Enviar correo de faltas de asistencia	Si está seleccionado, se enviará de forma periódica un correo a la persona participante con el detalle de sus faltas de asistencia
Periodicidad envío (días)	Intervalo de días entre envíos de correos electrónicos
Cálculo de faltas	Método para determinar cómo se calcula el número de faltas realizadas Desde el alta de participante Desde el inicio de la actividad

Acciones

Volver	Volver a la búsqueda
Recargar	Volver a cargar los datos de la tabla
Buscar…	Buscar el texto escrito a la tabla (filtro rápido)
Editar	Editar los datos de la actividad seleccionada
Eliminar	Dar de baja la actividad seleccionada
Participantes	Gestionar participantes de la actividad seleccionada
Sesiones	Gestionar sesiones de la actividad seleccionada
Exportar	Exportar los datos de la tabla a un fichero Excel
Exportar todo	Si está desactivado, exportar únicamente la página actual
Ajustar columnas	Ajustar el ancho de las columnas al de su contenido
Fila única	Mostrar todas las columnas en una única fila y visualizar u ocultar la opción de expandir la fila (+)
+ | –	Expandir o contraer la fila para visualizar u ocultar todos los datos

Crear Actividades

1. Pulsar el botón «Añadir» a la pantalla de búsqueda de actividades
2. Rellenar los datos del formulario
3. Pulsar el botón «Guardar»

Datos Generals

Nombre actividad	Nombre asignado en la actividad visible en el momento de realizar fichajes
Código	Código asignado a la actividad. Utilizado para realizar cargas masivas o identificar les actividades con otras aplicaciones
Código externo	Código asignado a la actividad por terceros
% asistencia mínima	Valor mínimo de asistencia obligatoria respecto al total de sesiones de la actividad
Estado	Estado de la Actividad (sólo se muestra en la edición de la actividad)

Opciones Fichaje

Dependiendo del rol asignado a la persona participante se tendrán en cuenta unas opciones (participantes) u otras (gestión sesión)

Minutos antes inicio	Tiempo, en minutos, en el que se permite realizar fichajes de entrada antes de que se inicie la sesión
Minutos después inicio	Tiempo, en minutos, en el que se permite realizar fichajes de entrada una vez se ha iniciado la sesión
Minutos después fin	Tiempo, en minutos, en el que se permite realizar fichajes de salida una vez ha finalizado la sesión
Mostrar error fichaje fuera intervalo	Si está seleccionado, se mostrará un error cuando se haga un fichaje fuera de los intervalos establecidos anteriormente
Descartar fichajes fuera intervalo horario	Si está seleccionado, se descartarán los fichajes realizados fuera de los intervalos establecidos anteriormente

Otras opciones

Finalización automàtica	Si está seleccionado, el estado de la actividad cambiará automáticamente a «Finalizada» una vez que haya acabado la última sesión
Justificantes no asistencia	Si está activado, se permite añadir justificantes que se tendrán en cuenta al realizar los cálculos de asistencias
Fichar web	Si está activado, las personas participantes podrán realizar fichajes en el portal de fichajes
Biométrico	Si está activado, las personas participantes podrán realizar fichajes en el quiosco mediante datos biométricos
Fichar salida	Si está activado, es necesario fichar la salida de las sesiones
Firma digital	Si está activado, las personas participantes podrán realizar fichajes en el quiosco mediante firma en una tableta digital
Sellado tiempo	Si está activado, es necesario que los informes de asistencia generados tengan sellado de tiempo
Autoregistro	Si está activado, se permite que las personas participantes se autoregistren en la actividad

Enviar correo de faltas de asistencia

Enviar correo de faltas de asistencia	Si está seleccionado, se enviará de forma periódica un correo a la persona participante con el detalle de sus faltas de asistencia
Periodicidad envío (días)	Intervalo de días entre envíos de correos electrónicos
Cálculo de faltas	Método para determinar cómo se calcula el número de faltas realizadas Desde el alta de participante Desde el inicio de la actividad

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Modificar Actividades

1. Establecer criterios de búsqueda
2. Pulsar el botón «Buscar»
3. Seleccionar la actividad a modificar
4. Pulsar el botón «Editar»

Estados actividades

Desde la edición de actividades se permite cambiar el estado de la Actividad seleccionada y asignarle uno de los siguientes estados:

ESTADO	INICIADA	FINALIZADA	PERMITE FICHAR
Prevista	No	No	No
En ejecución	Sí	No	Sí
Finalizada	Sí	Sí	No
Suspendida temporalment	Sí	No	No
Suspendida	Sí	Sí	No
Anulada	No	Sí	No

Eliminar Actividades

1. Establecer criterios de búsqueda
2. Pulsar el botón «Buscar»
3. Seleccionar la actividad a dar de baja
4. Pulsar el botón «Eliminar»
5. Confirmar diálogo de eliminación

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Sesiones

Gestionar sesiones

Las sesiones se gestionan desde la tabla resultante de la búsqueda de actividades

1. Establecer criterios de búsqueda
2. Pulsar el botón «Buscar»
3. Seleccionar la actividad de la que se quiere gestionar las sesiones
4. Pulsar el botón «Sesiones»

Se muestra la tabla que contiene las sesiones de la actividad

Columnas

Código	Código asignado a la sesión. Utilizado para realizar cargas masivas o identificar las sesiones con otras aplicaciones
Fecha Inicio	Fecha de inicio de la sesión
Hora Inicio	Hora de inicio de la sesión
Fecha Fin	Fecha de finalización de la sesión
Hora Fin	Hora de finalización de la sesión
Horas	Número de horas de la sesión
Fichar web	Si está activado, las personas participantes podrán realizar fichajes en el portal de fichajes
Mostrar error fichaje fuera intervalo	Si está seleccionado, se mostrará un error cuando se haga un fichaje fuera de los intervalos indicados en la actividad
Mostrar error fichaje fuera intervalo (gestión)	Si está seleccionado, se mostrará un error cuando se haga un fichaje fuera de los intervalos indicados en la actividad (participantes con rol de gestión de sesión)
Descartar fichajes fuera intervalo horario	Si está seleccionado, se descartarán los fichajes realizados fuera de los intervalos indicados a la actividad
Descartar fichajes fuera intervalo horario (gestión)	Si está seleccionado, se descartarán los fichajes realizados fuera de los intervalos indicados a la actividad (participantes con rol de gestión de sesión)
Modalidad	Modalidad de la sesión
Zoom IdMeeting	Identificador de reunión si la modalidad de la sesión se de tipo Zoom
Ubicación	Nombre de la ubicación donde se realiza la sesión

Acciones

Volver	Volver a la búsqueda
Recargar	Volver a cargar los datos de la tabla
Buscar…	Buscar el texto escrito en la tabla (filtro rápido)
Añadir	Añadir nuevas sesiones
Editar	Modificar datos de la sesión seleccionada
Eliminar	Dar de baja la sesión o sesiones seleccionadas
Exportar	Exportar los datos de la tabla a un fichero Excel
Exportar todo	Si está desactivado, se exporta únicamente la página actual
Ajustar columnas	Ajustar el ancho de las columnas al de su contenido

Crear Sesiones

1. Clicar botón «Añadir» en la tabla de sesiones de la actividad
2. Seleccionar pestaña «Recurrente» o «Individual»
3. Rellenar los datos de la sesión o sesiones
4. Pulsar el botón «Guardar»

Datos Sesión

Modalidad	Modalidad de la sesión
Inicio (Recurrente)	Fecha de la primera sesión a crear
Fecha sesión (Individual)	Fecha de la sesión a crear
Fi (Recurrente)	Fecha de la última sesión a crear
Ubicación	Nombre de la ubicación donde se realizará la sesión o sesiones
Código (Individual)	Código asignado a la sesión. Utilizado para realizar cargas masivas o identificar las sesiones con otras aplicaciones
Hora Inicio	Hora de inicio de la sesión
Horas duración	Número de horas de duración de la sesión o sesiones a crear
Minutos duración	Número de minutos de duración de la sesión o sesiones a crear
Días (Recurrente)	Seleccionar días de la semana que tengan sesión dentro del rango de fechas seleccionado

Otras Opciones

Fichar web	Si está activado, las personas participantes podrán realizar fichajes en el portal de fichajes Importante: Únicamente se debe informar si es diferente del valor de la actividad
Mostrar error fichaje fuera intervalo	Si está seleccionado, se mostrará un error cuando se haga un fichaje fuera de los intervalos indicados en la actividad Importante: Únicamente se debe informar si es diferente del valor de la actividad
Descartar fichajes fuera intervalo horario	Si está seleccionado, se descartarán los fichajes realizados fuera de los intervalos indicados en la actividad Importante: Únicamente se debe informar si es diferente del valor de la actividad
Mostrar error fichaje fuera intervalo (gestión)	Si está seleccionado, se mostrará un error cuando se haga un fichaje fuera de los intervalos indicados en la actividad (participantes con rol de gestión de sesión) Importante: Únicamente se debe informar si es diferente del valor de la actividad
Descartar fichajes fuera intervalo horario (gestión)	Si está seleccionado, se descartarán los fichajes realizados fuera de los intervalos indicados en la actividad (participantes con rol de gestión de sesión) Importante: Únicamente se debe informar si es diferente del valor de la actividad

Modificar sesiones

Importante: La modificación de los datos de una sesión puede comportar la eliminación de asistencias y el rechazo de los fichajes asociados

1. Seleccionar la sesión a modificar
2. Pulsar el botón «Editar»
3. Modificar los datos
4. Pulsar el botón «Guardar»

Eliminar sesiones

1. Seleccionar la sesión o sesiones a eliminar
2. Pulsar el botón «Eliminar»
3. Confirmar el aviso de supresión de fichajes y asistencias

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Participantes

Gestionar Participantes

La gestión de participantes se hace desde la tabla resultante de la búsqueda de actividades

1. Seleccionar la actividad
2. Pulsar el botón «Participantes»

Se muestran los participantes de la actividad

Columnas

Tipo (NIF/NIE/Pasaporte)	Tipo de documento identificativo de la persona participante
Documento	Documento identificativo de la persona participante
Teléfono	Teléfono de la persona participante
Nombre	Nombre de la persona participante
Apellido	Primer apellido de la persona participante
2º apellido	Segundo apellido de la persona participante
E-mail	Correo electrónico de la persona participante
Rol	Rol de la persona participante en la actividad
Fichar manualmente	Si está activado, las personas participantes podrán realizar fichajes introduciendo únicamente su número de documento identificativo
Fichar web	Si está activado, las personas participantes podrán realizar fichajes en el portal de fichajes
Mostrar error fichaje fuera intervalo	Si está seleccionado, se mostrará un error cuando se haga un fichaje fuera de los intervalos indicados en la actividad
Mostrar error fichaje fuera intervalo (gestión)	Si está seleccionado, se mostrará un error cuando se haga un fichaje fuera de los intervalos indicados en la actividad (participantes con rol de gestión de sesión)
Descartar fichajes fuera intervalo horario	Si está seleccionado, se descartarán los fichajes realizados fuera de los intervalos indicados en la actividad
Descartar fichajes fuera intervalo horario (gestión)	Si está seleccionado, se descartarán los fichajes realizados fuera de los intervalos indicados en la actividad (participantes con rol de gestión de sesión)
Nombre Actividad	Nombre de la actividad a la que pertenece la persona participante
Estado actividad	Estado en el que se encuentra la actividad

Acciones

Volver	Volver a la búsqueda
Recargar	Volver a cargar los datos de la tabla
Buscar…	Buscar el texto escrito a la tabla (filtro rápido)
Añadir	Añadir una nueva persona participante
Editar	Modificar datos de la persona seleccionada
Eliminar	Dar de baja la persona o personas seleccionadas
Exportar	Exportar los datos de la tabla a un fichero Excel
Exportar todo	Si está desactivado, exportar únicamente la página actual
Ajustar columnas	Ajustar el ancho de las columnas al de su contenido

Crear Participantes

1. Pulsar el botón «Añadir»
2. Rellenar los datos de la persona participante
3. Pulsar el botón «Guardar»

Modificar Participantes

1. Seleccionar la persona participante a modificar
2. Pulsar el botón «Editar»
3. Modificar los datos
4. Pulsar el botón «Guardar»

Eliminar Participantes

1. Seleccionar la persona o personas participantes a dar de baja
2. Pulsar el botón «Eliminar»
3. Confirmar la eliminación’

Buscar Participantes

Muestra una tabla con datos de participación de una persona a partir de su documento identificativo

Columnas

Tipo documento	Tipo de documento identificativo de la persona participante
Documento	Documento identificativo de la persona participante
Teléfono	Teléfono de la persona participante
Nombre	Nombre de la persona participante
Apellido	Primer apellido de la persona participante
2º apellido	Segundo apellido de la persona participante
E-mail	Correo electrónico de la persona participante
Rol	Rol de la persona participante en la actividad
Fichar manualmente	Si está activado, las personas participantes podrán realizar fichajes introduciendo únicamente su número de documento identificativo
Fichar web	Si está activado, las personas participantes podrán realizar fichajes en el portal de fichajes
Mostrar error fichaje fuera intervalo	Si está seleccionado, se mostrará un error cuando se haga un fichaje fuera de los intervalos indicados en la actividad
Mostrar error fichaje fuera intervalo (gestión)	Si está seleccionado, se mostrará un error cuando se haga un fichaje fuera de los intervalos indicados en la actividad (participantes con rol de gestión de sesión)
Descartar fichajes fuera intervalo horario	Si está seleccionado, se descartarán los fichajes realizados fuera de los intervalos indicados en la actividad
Descartar fichajes fuera intervalo horario (gestión)	Si está seleccionado, se descartarán los fichajes realizados fuera de los intervalos indicados en la actividad (participantes con rol de gestión de sesión)
Fecha baja	Fecha en la que se dio de baja la persona participante en la actividad
Actividad	Nombre de la actividad en la que participa
Estado actividad	Estado actual de la actividad

Acciones

Volver	Volver a la búsqueda
Recargar	Volver a cargar los datos de la tabla
Buscar…	Buscar el texto escrito en la tabla (filtro rápido)
Editar	Si no está dada de baja, permite modificar datos de la persona seleccionada
Eliminar	Si no está dada de baja, permite dar de baja la persona o personas seleccionados
Exportar	Exportar los datos de la tabla a un fichero Excel
Exportar todo	Si está desactivado, exportar únicamente la página actual
Ajustar columnas	Ajustar el ancho de las columnas al de su contenido
Habilitar participante	Si está dada de baja, permite volver a habilitar la persona seleccionada

Motivos de justificantes

Crear, eliminar o modificar motivos de justificante

Importante: Si la opción «Generar fichaje» está seleccionada, todos los justificantes generados con este motivo generarán un fichaje en Attend. Por tanto, se crearà la asistencia asociada al fichaje.

Programación de justificantes

Un justificante permite acreditar el motivo por el que una persona no ha generado asistencias en Attend

La creación de justificantes en Attend se realiza desde el «Programador de justificantes».

Desde esta herramienta podemos programar la generació de justificantes a:

• Un único participante en diferentes sesiones (pasadas, presentes o futuras)
• A todos o algunos participantes de una o más sesiones de forma simultánea

Les datos de búsqueda de posibles participantes o sesiones son:

Documento	Documento de la persona participante a la que se quieren programar los justificantes
Inicio	Fecha mínima de búsqueda de sesiones
Fin	Fecha màxima de búsqueda de sesiones
Nombre Actividad	Nombre de la actividad de la que se quiere buscar sesiones
Código Actividad	Código de la actividad de la que se quiere buscar sesiones

Una vez seleccionados los parámetros de búsqueda y pulsado el botón «Buscar» se muestra la pantalla del programador de justificantes

Datos justificante

Motivo justificante	Desplegable donde seleccionar el motivo a asignar al justificante o justificantes que se programen
Otros motivos	Cuadro de texto donde se puede añadir información manual. Sólo se puede usar cuando el tipo seleccionado es «Otras causas»
Inicio justificante	Hora de inicio del justificante
Fi justificante	Hora de finalización del justificante
Observaciones Internas	Observaciones sobre el justificante que no se ven desde el portal de participantes
Observaciones Externas	Observaciones sobre el justificante que se ven desde el portal de participantes
Original aportado	Indica si la persona participante ha aportado el comprobante original del justificante

Sesiones disponibles

Tabla con las sesiones a las que se puede vincular un justificante

Actividad	Nombre de la actividad a la que pertenece la sesión
Código Actividad	Código de la actividad a la que pertenece la sesión
Inicio sesión	Hora de inicio de la sesión
Fin sesión	Hora de finalización de la sesión

Justificantes programados

Tabla con la programación de justificantes pendientes de creación

Actividad	Nombre de la actividad a la que pertenece la sesión
Código Actividad	Código de la actividad a la que pertenece la sesión
Inicio sesión	Hora de inicio de la sesión
Fin sesión	Hora de finalización de la sesión

Acciones

Volver	Volver a la pantalla anterior
Adjuntar ficheros	Permite adjuntar ficheros como comprobantes de justificante
Recargar	Recarga la tabla de sesiones disponibles y de justificantes programados
Guardar programación	Desa la programación de justificantes de acuerdo con los datos indicados y las sesiones seleccionadas
Eliminar programación	Elimina la programación de los justificantes que hay en la lista «Justificantes Programados»

¿Cómo programar justificantes?

Una vez seleccionados los parámetros de búsqueda, es necesario:

1. Rellenar los datos del programador
2. Seleccionar la sesión o sesiones a las que queremos programar el justificante
3. Guardar la programación

Al guardar la programación se muestran los datos resultantes

Importante: Los justificantes programados son eliminables, mientras no se haya ejecutado su programación, pulsando el botón «Eliminar»

Buscar justificantes

Para buscar justificantes generados es necesario ir al menú y seleccionar «Participantes/Justificantes»

En la pantalla de búsqueda es necesario filtrar la información buscada

Actividad

Nombre	Nombre de la actividad
Código	Código de la actividad
Estado	Estado actual de la actividad

Participante

Documento

Documento de la persona participante de la que buscamos justificantes

Justificante

Inicio	Fecha de inicio del rango de fechas de búsqueda de justificantes
Fi	Fecha de fi del rango de fechas de búsqueda de justificantes
Estado justificante	Estado en el que se encuentra el justificante
Motivo justificante	Motivo asignado al justificante
Sólo sin original	Seleccionar sólo los justificantes de los que no consta el original

De acuerdo con los datos seleccionados se muestra la pantalla con una tabla de justificantes

Acciones

Volver	Volver a la búsqueda
Recargar	Volver a cargar los datos de la tabla
Buscar…	Busca el texto escrito en la tabla (filtro rápido)
Editar	Permite editar datos del justificante seleccionado
Exportar	Exportar los datos de la tabla a un fichero Excel
Exportar todo	Si está desactivado, se exporta sólo la página actual
Ajustar columnas	Ajusta el ancho de las columnas al de su contenido

Modificar justificantes

Para modificar detalles del justificante es necesario seleccionarlo y pulsar el botón «Editar»

Importante:

• No se puede modificar el motivo del justificante si ha generado fichaje
• No se puede modificar el intervalo horario del justificante si ha generado fichaje
• No se puede rechazar un justificante si ha generado fichaje

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Roles de Participantes

Los roles determinan las responsabilidades de las personas participantes en la actividad

Columnas

Descripción	Nombre descriptivo del rol
Gestión (sesión)	Si está seleccionado el rol actuarà como gestor/director de la sesión. Por ejemplo, como docente, profesor, ponente, etc
Predeterminado	Si está seleccionado será el rol que se asignará a las personas participantes de forma predeterminada

Acciones

Recargar	Volver a cargar los datos de la tabla
Buscar…	Buscar el texto escrito en la tabla (filtro rápido)
Añadir	Añadir un nuevo rol
Editar	Modificar el rol seleccionado
Eliminar	Eliminar el rol seleccionado
Exportar	Exportar los datos de la tabla a un fichero Excel
Exportar todo	Si está desactivado, exportar únicamente la página actual
Ajustar columnas	Ajustar el ancho de las columnas al de su contenido

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Direcciones

Las direcciones representan las direcciones postales donde se desarrollan las actividades

Acciones

Exportar a Excel	Exportar los datos de la tabla a un fichero Excel
Editar	Permite modificar el nombre de la dirección
+	Gestionar las ubicaciones de la dirección

¿Cómo cambiar el nombre de una dirección?

1. Pulsar el botón «Editar» de la dirección a la que se quiere cambiar el nombre
2. Escribir el nuevo nombre
3. Pulsar el botón «Guardar»

Ubicaciones

Las ubicaciones son los espacios donde se desarrollan las sesiones de las actividades. Por ejemplo aulas, salas, auditorios, etc.

Gestionar Ubicaciones

1. Clicar el botón + de la dirección de la que queremos gestionar las ubicaciones
2. Clicar el botón de la opción a realizar

Columnas

Nombre Ubicación	Nombre asignado a una ubicación
Código	Código asignado a la ubicación
Código Externo	Código asignado a la ubicación por terceros. Por ejemplo, código de homologación de sala
Planta	Planta en la que está situada la ubicación
Puerta	Puerta de la ubicación
Sala	Nombre de sala de la ubicación (se muestra a la persona participante cuando hace el fichaje)

Acciones

Exportar a Excel	Exportar los datos de la tabla a un fichero Excel
Nueva	Añadir una nueva ubicación
Editar	Modificar los datos de la ubicación de la fila
Eliminar	Dar de baja la ubicación de la fila

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Herramientas

Cargas Masivas

Permite hacer cargas de datos a Attend de forma rápida a partir de ficheros en formato xlsx (Microsoft Excel).

Importante: Sólo se admite el formato «xlsx», no se admite el antiguo formato Excel xls

Se pueden hacer operaciones para:

• Crear
• Modificar
• Eliminar

Los tipos de carga masiva que se pueden realizar son:

• Actividades
• Participantes
• Sesiones
• Ubicaciones

Plantillas

Las plantillas son ficheros de Excel que ya estan preparados para cada tipo de carga.

Se pueden descargar desde la propia pantalla de Cargas.

Constan de dos hojas:

1. Hoja de datos
2. Descripción de los datos, valores posibles, valores por defecto y si se obligatorio informarlos.

¿Cómo crear una carga?

Subir ficheros

Importante: Cuando se envia una carga queda en estado «Pendiente» hasta que el procesos que las trata la procesa. La carga enviada se puede eliminar mientras se encuentra en ese estado.

Resultado carga

Una vez procesados los ficheros, se muestra el resultado de la carga que puede ser:

• Correcto: Todos los datos se han procesado correctamente.
• Avisos / Errores: Se han encontrado incidencias o errores en los datos.

Importante: Si la carga tiene avisos o errores, se puede bajar el fichero con los problemas detectados clicando el botón de descarga.

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Modificar fichajes

Permite modificar fichajes realizados en Attend desde una búsqueda de los fichajes que se quieren modificar. Se pueden realizar dos tipos de modificaciones: cambiar el estado de un fichaje (aceptar/rechazar) o cambiar su sentido (entrada/salida)

Datos Actividad

Nombre	Nombre de la actividad donde buscar los fichajes
Código	Código de la actividad donde buscar los fichajes

Datos asistentes

Documento

Documento de la persona participante a buscar

Rango de fechas

Inicio	Fecha inicial del rango de fechas a buscar
Fi	Fecha final del rango de fechas a buscar

Estado Fichaje

Todos	Cualquier estado de fichaje
Aceptado	El fichaje está aceptado para la asistencia
Rechazado	El fichaje ha sido rechazado y no se tiene en cuenta en la asistencia
Duplicado	Ya existe un fichaje válido anterior (entrada) o posterior (salida)
Fuera de horario permitido	El fichaje se ha descartado por estar fuera del intervalo horario permitido
Aceptado – Intermedio	El fichaje está aceptado para la asistencia e informa que forma parte de un fichaje intermedio. Por ejemplo: en un descanso o reconexión de una sesión virtual

Importante: Con la opción «Todos» se muestran fichajes de cualquier estado, no sólo los «Aceptados» y «Rechazados»

¿Cómo cambiar el estado de un fichaje?

Seleccionar el o los fichajes a cambiar el estado (sólo se permite si el estado actual es «Aceptado» o «Rechazado»), marcar la casilla de confirmación e informar del motivo del cambio de estado de los fichajes seleccionados

¿Cómo cambiar el sentido de un fichaje?

Seleccionar el fichaje al que se quiere cambiar el sentido (entrada/salida), marcar la casilla de confirmación y pulsar el botón para confirmar el cambio

Importante:

• El cambio de sentido o de estado de un fichaje comporta el recálculo de la asistencia existente
• Si los datos de asistencia ya se han exportado a otros sistemas, se pueden generar discrepancias con los datos previos de asistencia
• Sólo se permite cambiar en bloque fichajes con el mismo estado
• Sólo se puede cambiar el estado de fichajes que están en estado «Aceptado» o «Rechazado»
• En ambos diálogos (cambio de estado y cambio de sentido) hace falta marcar la casilla «Acepto que este cambio puede comportar modificaciones en el cálculo de asistencias» para poder confirmar la modificación

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Registro de modificaciones de fichajes

Consulta que muestra el historial de cambios de estado y de sentido realizados sobre los fichajes realizados desde la opción «Modificar fichajes» o de forma automática por parámetros de configuración.

Datos Actividad

Nombre	Nombre de la actividad en la que buscar los cambios
Código	Código de la actividad donde buscar los cambios

Datos asistente

Documento

Documento de la persona participante a buscar

Fechas

Inicio	Fecha de inicio del rango de fechas a buscar
Fin	Fecha final del rango de fechas a buscar

Una vez ejecutada la consulta se muestra la tabla con los resultados

Acciones

Volver	Volver a la búsqueda
Recargar	Volver a cargar los datos de la tabla
Buscar…	Buscar el texto escrito en la tabla (filtro rápido)
Exportar	Exportar los datos de la tabla a un archivo Excel
Exportar todo	Si está desactivado se exporta sólo la página actual
Ver/Ocultar columnas	Permite elegir qué columnas se desea visualizar
Ajustar columnas	Ajusta el ancho de las columnas a la de su contenido
Guardar posición	Guarda el aspecto de visualización actual (ancho y posición de las columnas) como visualización predeterminada

Columnas

Fecha	Fecha y hora en la que se realizó el cambio
Tipo de cambio	Indica si el cambio fue de estado (aceptado/rechazado) o de sentido (entrada/salida)
Código	Código asignado a la actividad
Actividad	Nombre de la actividad
Inicio sesión	Fecha/hora en la que se inicia la sesión
Fi sesión	Fecha/hora en la que finaliza la sesión
Documento	Documento identificativo de la persona participante
Nombre	Nombre de la persona participante
Apellido	Primer apellido de la persona participante
2º apellido	Segundo apellido de la persona participante
Nuevo valor	Nuevo valor aplicado con el cambio (estado o sentido, según el tipo de cambio)
Motivo	Motivo informado al realizar el cambio
Usuario	Usuario que realizó el cambio

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Informes

Informe Asistencias

Informe de las asistencias por participante y sesión a partir de los datos de búsqueda

Importante: En este informe sólo aparece, si existe, el primer fichaje válido de entrada y el último fichaje válido de salida.

Datos Actividad

Nombre	Nombre de la actividad donde buscar los fichajes
Código	Código de la actividad donde buscar los fichajes

Datos asistente

Documento

Documento de la persona participante a buscar

Fechas

Inicio	Fecha inicial del rango de fechas a buscar
Fin	Fecha final del rango de fechas a buscar

Estado Actividad

Todos	Cualquier estado
En ejecución	Actividades con sesiones ya ejecutadas y pendientes de ejecución en un futuro próximo
Finalizada	Actividades con todas las sesiones ya ejecutadas

Lista Direcciones

Direcciones	Lista de direcciones donde se han ejecutado las sesiones
Guardar Direcciones	Botón que permite guardar la lista de direcciones

Otras opciones

Excluir filas sin fichajes	No incliur las filas de asistencias que no tienen fichajes
Incluir roles gestión	Incluir las asistencias realizadas por participantes que han desempeñado el rol de gestión de la sesión. P.e. docentes, expertos, ponentes, …
Incluir roles participantes	Incluir las asistencias realizadas por participantes estándard. Por ejemplo: alumnado, participante, …

El resultado de la consulta se muestra en una tabla

Acciones

Volver	Volver a la búsqueda
Recargar	Volver a cargar los datos de la tabla
Buscar…	Busca el texto escrito en la tabla (filtro rápido)
Exportar	Exportar los datos de la tabla a un fichero Excel
Ver/Ocultar columnas	Permite seleccionar las columnas que se quieren visualizar
Ajustar columnas	Ajusta el ancho de las columnas al de su contenido
Guardar posición	Guarda el aspecto de visualización actual (ancho y posición de las columnas) como visualización predeterminada

Columnas

Actividad	Nombre de la actividad
Código	Código asignado a la actividad
Tipo documento	Tipo de documento identificativo de la persona participante (NIF|NIE|Pasaporte)
Documento	Documento identificativo de la persona participante
Nombre	Nombre de la persona participante
Apellido	Primer apellido de la persona participante
2º apellido	Segundo apellido de la persona participante
Inicio sesión	Fecha/hora en la que se inicia la sesión
Fin sesión	Fecha/hora en la que finaliza la sesión
Horas sesión	Horas de duración de la sesión
Método entrada	Método por el que se ha registrado la entrada a la sesión
Hora entrada	Hora a la que se ha registrado la entrada a la sesión
Coordenadas entrada	Coordenadas donde se ha realizado el fichaje de entrada a la sesión
Método salida	Método por el que se ha registrado la salida de la sesión
Hora salida	Hora a la que se ha registrado la salida de la sesión
Coordenadas salida	Coordenadas donde se ha realizado el fichaje de salida de la sesión
Horas asistencia	Nombre de horas de asistencia a la sesión
Justificantes	Nombre de justificantes de la sesión
Motivo justificante	Motivo de los justificantes de la sesión
Horas justificadas	Número de horas no asistidas justificadas
Asistencia sesión	Horas de asistencia en formato decimal
Dirección	Dirección donde se ha realizado la sesión
Rol	Rol de la persona participante

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Informe Asistencias con fichajes

Informe de las asistencias por actividad, participante y sesión a partir de los datos de búsqueda.

Importante: En este informe aparece una fila por cada uno de los fichajes realizados por las personas participantes.

Datos Actividad

Nombre	Nombre de la actividad donde buscar los fichajes
Código	Código de la actividad donde buscar los fichajes

Datos asistente

Documento

Documento de la persona participante a buscar

Fechas

Inicio	Fecha inicial del rango de fechas a buscar
Fin	Fecha final del rango de fechas a buscar

Estado Actividad

Todos	Cualquier estado
En ejecución	Actividades con sesiones ya ejecutadas y pendientes de ejecución en un futuro próximo
Finalizada	Actividades con todas las sesiones ya ejecutadas

Estado fichajes

Aceptado	El fichaje está aceptado para la asistencia
Rechazado	El fichaje ha sido rechazado y no se tiene en cuenta en la asistencia
Duplicado	Ya existe un fichaje válido anterior (entrada) o posterior (salida)
Fuera horario permitido	El fichaje se ha descartado por estar fuera del intervalo horario permitido

Lista Direcciones

Direcciones	Lista de direcciones donde se han ejecutado las sesiones
Guardar Direcciones	Botón que permite guardar la lista de direcciones

Otras opciones

Excluir filas sin fichajes	No incliur las filas de asistencias que no tienen fichajes
Incluir roles gestión	Incluir las asistencias realizadas por participantes que han desempeñado el rol de gestión de la sesión. P.e. docentes, expertos, ponentes, …
Incluir roles participantes	Incluir las asistencias realizadas por participantes estándard. Por ejemplo: alumnado, participante, …

El resultado de la consulta se muestra en una tabla agrupada por defecto por las columnas:

• Actividad
• Documento
• Inicio sesión

Esta agrupación puede modificarse eliminando y/o añadiendo nuevas columnas

Acciones

Volver	Volver a la búsqueda
Recargar	Volver a cargar los datos de la tabla
Buscar…	Busca el texto escrito en la tabla (filtro rápido)
Exportar	Exportar los datos de la tabla a un fichero Excel
Ver/Ocultar columnas	Permite seleccionar las columnas que se quieren visualizar
Ajustar columnas	Ajusta el ancho de las columnas al de su contenido
Guardar posición	Guarda el aspecto de visualización actual (ancho y posición de las columnas) como visualización predeterminada

Columnas

Actividad	Nombre de la actividad
Código	Código asignado a la actividad
Tipo documento	Tipo de documento identificativo de la persona participante (NIF|NIE|Pasaporte)
Documento	Documento identificativo de la persona participante
Nombre	Nombre de la persona participante
Apellido	Primer apellido de la persona participante
2º apellido	Segundo apellido de la persona participante
Inicio sesión	Fecha/hora en la que se inicia la sesión
Fin sesión	Fecha/hora en la que finaliza la sesión
Horas sesión	Horas de duración de la sesión
Método entrada	Método por el que se ha registrado la entrada a la sesión
Hora entrada	Hora a la que se ha registrado la entrada a la sesión
Coordenadas entrada	Coordenadas donde se ha realizado el fichaje de entrada a la sesión
Método salida	Método por el que se ha registrado la salida de la sesión
Hora salida	Hora a la que se ha registrado la salida de la sesión
Coordenadas salida	Coordenadas donde se ha realizado el fichaje de salida de la sesión
Horas asistencia	Nombre de horas de asistencia a la sesión
Justificantes	Nombre de justificantes de la sesión
Motivo justificante	Motivo de los justificantes de la sesión
Horas justificadas	Número de horas no asistidas justificadas
Asistencia sesión	Horas de asistencia en formato decimal
Dirección	Dirección donde se ha realizado la sesión
Rol	Rol de la persona participante

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Resumen de Asistencias

Muestra un resumen de asistencias por actividad y participante

Datos Actividad

Nombre	Nombre de la actividad donde buscar las asistencias
Código	Código de la actividad donde buscar las asistencias

Datos asistente

Documento

Documento de la persona participante a buscar

Fechas

Inicio	Fecha de inicio del rango de fechas a buscar (primera sesión)
Fin	Fecha final del rango de fechas a buscar

El resultado de la consulta se muestra en una tabla

Acciones

Volver	Volver a la búsqueda
Recargar	Volver a cargar los datos de la tabla
Buscar…	Busca el texto escrito en la tabla (filtro rápido)
Exportar	Exportar los datos de la tabla a un fichero Excel
Ver/Ocultar columnas	Permite escoger las columnas a mostrar
Ajustar columnas	Ajusta el ancho de las columnas al de su contenido
Guardar posición	Guarda el aspecto de visualización actual (ancho y posición de las columnas) como visualización predeterminada

Columnas

Código	Código asignado en la actividad
Actividad	Nombre de la actividad
Primera sesión	Fecha de la primera sesión de la actividad
Última sesión	Fecha de la última sesión de la actividad
Número de sesiones	Número total de sesiones de la actividad
Horas totales	Horas totales de la actividad
Horas sesión	Media de horas por sesión de la actividad
Número de sesiones ejecutadas	Sesiones ya ejecutadas de la actividad
Número de horas ejecutadas	Número de horas ejecutadas de la actividad
Última sesión ejecutada	Fecha de la última sesión ejecutada de la actividad
% Ejecutado	Porcentaje ejecutado actualmente de la actividad
Documento	Documento identificativo de la persona participante
Nombre	Nombre de la persona participante
Primer apellido	Primer apellido de la persona participante
Segundo apellido	Segundo apellido de la persona participante
Rol	Rol de la persona participante en la actividad
Sesiones asistidas	Número de sesiones a las que ha asistido la persona participante
Faltas asistencia	Número de faltas de asistencia de la persona participante
Ausencias posibles	Número estimado de ausencias posibles en la actividad de acuerdo con el % mínimo de asistencia
% Asistència actual	Porcentaje de asistencia actual de la persona participante respecto a las sesiones ejecutadas
% Asistencia total	Porcentaje de asistencia total de la persona participante respecto al total de sesiones
Horas asistidas	Número de horas asistidas a la actividad
Horas no asistidas	Número de horas no asistidas a la actividad
% Sesiones no asistidas	Porcentaje de sesiones no asistidas
% Horas no asistidas	Porcentaje de horas no asistidas
Horas justificadas	Número de horas no asistidas justificadas
Horas asistidas + justificantes	Sumatorio de horas asistidas y justificadas
% Asistencia total + justificantes	Porcentaje de asistencia incluyendo justificantes
Fecha baja	Fecha de baja de la persona participante

Informe Fichajes

Muestra un informe con fichajes realizados

Datos Actividad

Nombre	Nombre de la actividad donde buscar los fichajes
Código	Código de la actividad donde buscar los fichajes

Datos asistente

Documento

Documento de la persona participante a buscar

Fechas

Inicio	Fecha de inicio del rango de fechas a buscar
Fi	Fecha final del rango de fechas a buscar

Una vez ejecutada la consulta se muestra la tabla con los resultados

Acciones

Volver	Volver a la búsqueda
Recargar	Volver a cargar los datos de la tabla
Buscar…	Busca el texto escrito en la tabla (filtro rápido)
Exportar	Exportar los datos de la tabla a un fichero Excel
Exportar todo	Si está desactivado se exporta sólo la página actual
Ver/Ocultar columnas	Permite seleccionar qué columnas se quieren visualizar
Ajustar columnas	Ajusta el ancho de las columnas al de su contenido
Guardar posición	Guarda el aspecto de visualización actual (ancho y posición de las columnas) como visualización predeterminada
Modificar fichaje	Navega a la herramienta «Modificar fichajes» con la actividad, participante y rango de fechas de la fila seleccionada ya rellenados

Columnas

Código	Código asignado a la actividad
Actividad	Nombre de la actividad
Tipo documento	Tipo de documento identificativo de la persona participante (NIF|NIE|Pasaporte)
Documento	Documento identificativo de la persona participante
Nombre	Nombre de la persona participante
Apellido	Primer apellido de la persona participante
2º apellido	Segundo apellido de la persona participante
Hora fichaje	Fecha/hora en la que se ha realizado el fichaje
Inicio sesión	Fecha/hora en la que se inicia la sesión
Fin sesión	Fecha/hora en la que finaliza la sesión
Horas sesión	Horas de duración de la sesión
Sentido	Sentido del fichaje (Entrada/Salida)
Método	Método por el que se ha registrado el fichaje
Terminal	Terminal desde el que se ha realizado el fichaje
Estado	Estado del fichaje

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Tiempo de asistencia

Muestra, por actividad y participante, el tiempo de asistencia del intervalo de fechas buscado y el número de sesiones de cada tipo de cálculo

Datos Actividad

Nombre	Nombre de la actividad donde buscar los datos
Código	Código de la actividad donde buscar los datos

Datos asistente

Documento

Documento de la persona participante a buscar

Fechas

Inicio	Fecha de inicio del rango de fechas a buscar
Fin	Fecha final del rango de fechas a buscar

El resultado de la consulta se muestra en una tabla, con una fila por cada participante dentro de cada actividad

Acciones

Volver	Volver a la búsqueda
Recargar	Volver a cargar los datos de la tabla
Buscar…	Busca el texto escrito en la tabla (filtro rápido)
Exportar	Exportar los datos de la tabla a un fichero Excel
Ver/Ocultar columnas	Permite seleccionar qué columnas se quieren visualizar
Ajustar columnas	Ajusta el ancho de las columnas al de su contenido
Guardar posición	Guarda el aspecto de visualización actual (ancho y posición de las columnas) como visualización predeterminada
Ver fichajes	Navega al Informe de Fichajes con la actividad, participante y rango de fechas de la fila seleccionada ya rellenados. Está desactivado si la fila no tiene ningún fichaje asociado (Completo + Incompleto + Parcial + Completo con descartes = 0)

Columnas

Código	Código asignado a la actividad
Actividad	Nombre de la actividad
Documento	Documento identificativo de la persona participante
Nombre	Nombre de la persona participante
Apellido	Primer apellido de la persona participante
2º apellido	Segundo apellido de la persona participante
Tiempo Asistencia	Tiempo de asistencia del intervalo de fechas buscado, en formato horas:minutos
Tiempo Asistencia (decimal)	Tiempo de asistencia del intervalo de fechas buscado, en formato decimal
Completo	Número de sesiones con asistencia calculada como «Completa»
Incompleto	Número de sesiones con asistencia calculada como «Incompleta»
Parcial	Número de sesiones con asistencia calculada como «Parcial»
Completo con descartes	Número de sesiones con asistencia calculada como «Completa con descartes»

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Faltas asistencia

Crear un informe de faltas de asistencia por actividad y participante

Datos Actividad

Actividad	Nombre de la actividad donde buscar las faltas
Código	Código de la actividad donde buscar las faltas

Datos asistente

Documento

Documento de la persona participante a buscar

Criterio

Alta Participante	El número de faltas se calcula a partir de la fecha de alta de la persona participante en Attend
Inicio Actividad	El número de faltas se calcula a partir de la fecha de inicio de la actividad

Fechas

Inicio	Fecha de inicio del rango de fechas a buscar
Fi	Fecha final del rango de fechas a buscar

Acciones

Volver	Volver a la búsqueda
Recargar	Volver a cargar los datos de la tabla
Buscar…	Busca el texto escrito en la tabla (filtro rápido)
Exportar	Exportar los datos de la tabla a un fichero Excel
Exportar todo	Si está desactivado se exporta sólo la página actual
Ver/Ocultar columnas	Permite escoger las columnas a mostrar
Ajustar columnas	Ajusta el ancho de las columnas al de su contenido
Guardar posición	Guarda el aspecto de visualización actual (ancho y posición de las columnas) como visualización predeterminada
+	Desplega el detalle de las sesiones no asistidas

Columnas

Código	Código asignado a la actividad
Actividad	Nombre de la actividad
Documento	Documento identificativo de la persona participante
Nombre	Nombre de la persona participante
Apellido	Primer apellido de la persona participante
2º apellido	Segundo apellido de la persona participante
Faltas	Número de faltas
Alta Attend	Fecha/hora de alta de la persona participante en Attend

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